Die Toastmasters-Clubs arbeiteten in Silos. Keine Kommunikation, keine Dokumentation, keine gemeinsame Strategie. Was passiert, wenn man Freiwillige aus dem ganzen Land zusammenbringt, null Budget hat und trotzdem wachsen will?
Der nationale PR-Verantwortliche
Toastmasters ist eine Soft-Skill-Fabrik. Rhetorik, Improvisation, Leadership — aber auch reale Projekte. Als die Position des landesweiten Vice President für PR frei wurde, habe ich zugegriffen. Nicht aus Idealismus, sondern weil mich interessierte, ob ich eine Marketingstrategie in einem Umfeld führen kann, in dem ich keine formale Autorität habe und das Budget praktisch null ist.
Was ich vorgefunden habe
Als Erstes analysierte ich den Ist-Zustand:
Silos und Isolation. Die Clubs arbeiteten völlig unabhängig voneinander. Keine Kommunikation zwischen den PR-Verantwortlichen. Kein geteiltes Material. Kein gemeinsamer Kanal. Wenn ein Club in Bratislava ein Postformat testete, wusste man in anderen Städten nichts davon. Und umgekehrt.
Verlust von Know-how. Der PR-Verantworliche wird jährlich gewählt. Wenn er ging, ging alles mit — Wissen, Pläne, Erfahrungen. Niemand dokumentierte, was funktionierte und was nicht. Niemand archivierte Ergebnisse. Jeder neue PR-Verantwortliche musste von vorne anfangen.
Fehlendes Ziel. Die Haupttätigkeit der PR-Verantwortlichen war die Erstellung von Social-Media-Inhalten. Impressions, Likes und Views sammeln. Es war eine intuitive Entscheidung — was soll man sonst tun? Ein konkretes Ziel — neue Mitglieder gewinnen, Medienpräsenz aufbauen — gab es nicht.
Fehlende Dokumentation. Niemand wusste, was funktioniert hatte und was nicht. Ein Club wollte beispielsweise Studierende ansprechen, obwohl die Erfahrung anderer Clubs zeigte, dass das die falsche Strategie war. Ein anderer Club setzte auf Offline — dabei zeigte sich, dass Online bei allen anderen besser funktionierte.
Das war der Ausgangspunkt. Null Koordination, null Dokumentation
Was wir dagegen getan haben
Die Lösung basiert auf sechs Säulen. Jede davon adressiert ein konkretes Problem aus der Analyse.
1. Gemeinsamer Kommunikationskanal und regelmäßige Treffen. Zuerst habe ich eine WhatsApp-Gruppe für alle PR-Verantwortlichen geschaffen. Sie kannten sich vorher nicht und wussten nichts voneinander. Dazu PR-Meetings alle zwei Monate — Online-Calls zum Austausch und zur Planung. Ohne Kanal und regelmäßigen Kontakt ist alles andere unmöglich.
2. Alles teilen, was geht. Erfahrungen, Strategien, Materialien, Inhalte — alles, was ein Club erstellt oder testet, steht den anderen zur Verfügung. Bewährt sich in zwei Clubs das Recycling archivierter Posts, wird es zum Standard für alle. Canva-Templates, Social-Media-Assets, Vorlagen für bezahlte Anzeigen — all das wird geteilt. Nicht jeder Club muss eigenen Content produzieren — Posts und Videos lassen sich clubübergreifend verwenden.
3. Bezahlte Kampagnen aus der Zentrale. Nicht jeder Club hat jemanden mit Media-Buying-Erfahrung. Bezahlte Kampagnen werden zentral umgesetzt — von einem Konto aus, für alle Clubs. Einzelne Clubs buchen Kampagnen. Durch die Bündelung von nationalem und Club-Budget steigt der Impact.
4. Workshops und Learning Hub. Ein zentraler Drive mit Schulungsmaterialien für neue PR-Verantwortliche, ergänzt durch Workshops zu relevanten PR- und Marketingthemen. Ein neuer PR-Verantwortliche muss nicht bei null anfangen — Materialien, Templates und Videoanleitungen stehen bereit.
5. Archiv und Dokumentation. Ein kritischer und lange vernachlässigter Punkt. Ergebnisse müssen dokumentiert und archiviert werden. Erkenntnisse — etwa „Studierende sind nicht unsere Zielgruppe“ oder „Reels erzielen 10x mehr Reichweite als statische Posts“ — müssen für künftige PR-Verantwortliche erhalten bleiben. Sonst wiederholt sich der Kreislauf des Know-how-Verlusts endlos.
6. Nationaler PR-Verantwortlicher. All das erforderte eines: eine Person, die es verantwortet. Die die Agenda koordiniert, die Struktur hält und das Team führt. Diese Person war ich.
Zusammenarbeit in der Praxis
Ein PR-Verantwortlicher postet einen Tipp zur Standortfunktion auf Meta. Ein anderer teilt die Erkenntnis, dass sich Page-Content auch in Gruppen posten lässt. Mehrere Clubs übernehmen es sofort. Das wäre ohne gemeinsamen Kanal nie passiert.
Social Media Content wird zwischen Clubs ausgetauscht. Videomacher aus verschiedenen Clubs produzieren aktiv Videos, teilen sie — und andere Clubs nutzen sie für zusätzliche Reichweite ohne eigenen Aufwand. Gebrandete Canva-Templates werden geteilt.
In den Calls diskutieren wir Strategie. Wir haben Collaborations besprochen. Wir haben die Zielgruppe definiert — und Studierende ausgeschlossen. Ein Club plante, genau diese Gruppe anzusprechen. Durch die gemeinsame Diskussion haben wir ihm ein halbes Jahr Arbeit an der falschen Zielgruppe erspart.
Wir brauchten Video-Know-how — also organisierten wir einen Workshop. Ich erstellte Schulungsvideos zum Redaktionskalender. Neue PR-Verantwortliche müssen nicht bei null anfangen — Materialien, Templates und Anleitungen stehen bereit.
Landesweite Meta-Ads-Kampagnen laufen über ein zentrales Konto. Video-Ads werden von zwei Videografen aus verschiedenen Clubs produziert — für jeden Club im Land.
Die Toastmasters-Website haben wir als Team überarbeitet. Aufgeteilt, wer welche Unterseite erstellt und welche Texte schreibt. Gegenseitig Feedback gegeben. Diese Inhalte werden jahrelang bestehen und passiv Interessenten anziehen.
Die WhatsApp-Gruppe ist das Nervensystem der gesamten Zusammenarbeit. Wir besprechen, planen, informieren uns und teilen relevante Links. In den Calls sehen wir uns und tauschen Meinungen aus.
Der Redaktionskalender und das Recycling von Inhalten eröffneten Raum für weitere Aktivitäten: das Sammeln von Rezensionen für Pages, aber auch eine Annual Analyse der Social-Media-Performance, die in eine eindeutige Richtung wies — Reels.
Das Ergebnis?
Die Medienpräsenz ist so hoch wie nie zuvor. Die Mitgliederzahl stagnierte in der Vergangenheit. Jetzt wächst sie jährlich.
Das landesweite Marketing erzeugt Synergieeffekte:
- Ein Club, der nie bezahlte Anzeigen geschaltet hat, gewinnt ein neues Mitglied — das über die Paid Ads eines anderen Clubs in einer anderen Region kam.
- Die überarbeitete nationale Website erschien als KI-Empfehlung auf die Anfrage, wie man Kommunikationsfähigkeiten verbessern kann. Der Interessent wurde zum Mitglied.
Säulen des Wachstums
Das Wachstum der Toastmasters-Community wurde technisch durch drei Säulen ermöglicht:
- Erstens: alles teilen, was geht. Canva-Templates, Tipps, Erfahrungen, Content, Diskussionen über die Zielgruppe. Ohne das wäre es nicht möglich gewesen — ein einzelner PR-Verantwortliche könnte das zeitlich niemals abdecken.
- Zweitens: der Redaktionskalender. Ein Content-Archiv mit Social-Media-Beiträgen, die alle paar Monate recycelt werden. Die meisten Clubs haben einen solchen Kalender und sind dadurch ganzjährig sichtbar — mit massiven Impressionsvolumen.
- Drittens: bezahlte Kampagnen, Follow-ups und Engagement vor Ort. Facebook Message Ads bringen Interessenten. Follow-ups — auch ein zweites und drittes Mal — bringen sie zum Treffen. Und dort entscheidet sich alles: mit Gästen sprechen, freundlich sein, sie in Improvisationsübungen einbinden.
Vier Erkenntnisse über Zusammenarbeit, die kein Lehrbuch erklärt
Gemeinsamer Kanal und regelmäßige Treffen sind die Basis für alles. Ohne WhatsApp-Gruppe und regelmäßige Calls hätte nichts von dem, was ich beschrieben habe, existiert. Kein Austausch von Tipps, keine gemeinsamen Kampagnen, keine Koordination.
Es klingt banal, aber genau das war der wichtigste Schritt. Nicht die Strategie. Nicht die Materialien. Sondern der Raum, in dem sich Menschen treffen und austauschen.
Zwischenmenschliche Beziehungen sind die Voraussetzung für Zusammenarbeit. Menschen arbeiten nicht zusammen, weil es einen Prozess gibt. Sie arbeiten zusammen, weil sie sich kennen, einander vertrauen und einen Sinn darin sehen. Die Calls waren nicht nur wegen der Agenda wichtig — sondern weil sich die Leute sahen, kennenlernten und anfingen, einander spontan zu helfen.
Eine verantwortliche Person ist unverzichtbar. Ohne Koordinator passiert nichts. Selbst wenn alle Prozesse und Materialien existieren — ohne jemanden, der aktiv Calls einberuft, erinnert und Dinge vorantreibt, steht das ganze System still.
Dokumentation ist eine Investition in die Zukunft. Die meisten Organisationen vernachlässigen sie, weil sie nicht dringend erscheint. Aber wenn ich gehe, muss klar sein, was funktioniert hat, was nicht — und warum.
Sechs Monate führen — ohne Weisungsbefugnis
PR-Verantwortliche landesweit ohne formale Autorität zu koordinieren ist eine Leadership-Masterclass.
Was ich dabei über Führung gelernt habe — mit einer Vision beginnen statt mit Aufgaben, überzeugen statt anweisen, Menschen sehen und ihnen Raum geben — habe ich in einem separaten Artikel über meine Leadership-Erfahrung beschrieben.
Fazit
Marketing für Toastmasters ist keine Frage des Budgets. Es geht um Struktur, Menschen und System. Als ich anfing, arbeiteten die Clubs in Silos, lokal zersplittert. Heute teilen sie Materialien, testen gemeinsam, lernen voneinander und wachsen. Weil ich einen Raum geschaffen habe, in dem das Sinn ergibt.
Die Mitgliederzahl wächst. Und das Wichtigste: Das System funktioniert, auch ohne dass ich jeden einzelnen Post verfolge.
